Vie privée & droits d’auteur

POLICE VIE PRIVEE

 1. Introduction

Cette police vie privée concerne toutes les données qui sont récoltées et utilisées par la SCRL HENRY ET MERSCH, dont le numéro BCE est le 0435.388.854 et dont le siège social est situé à 4000 LIEGE, rue des Augustins, 32.

La société est représentée par Joëlle WILLEMS en sa qualité d’Administrateur délégué.

2. Définitions

Adversaire : Toute personne physique ou morale opposée au Client du Responsable de Traitement dans le cadre d’un litige.

Autorité de contrôle : Une autorité de contrôle désignée par l’Etat membre en vertu de l’article 51 du RGPD. En Belgique il s’agit de l’Autorité de protection des données.

Autre Professionnel du Droit : Professionnels du droit susceptibles de collaborer avec le Responsable du traitement. Cela comprend entre autres les notaires, les huissiers de justice, etc.

Client : La personne physique ou morale qui réalise une commande auprès du Responsable du traitement ou pour laquelle le Responsable du traitement offre un service ou un bien.

Confrère : Avocat ne faisant pas partie du Cabinet HENRY ET MERSCH.

Correspondant : Avocat membre d’un barreau extérieur qui se rend à une audience/effectue une démarche pour le compte du Responsable du traitement.

Données à caractère personnel (ou Données) : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « Personne Concernée »). Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Données sensibles : Données à caractère personnel liées à des aspects sensibles tels que l’identité raciale ou l’origine ethnique, les opinions politiques, la religion ou toutes autres croyances, la santé ou tout état pathologique, les antécédents criminels, l’appartenance syndicale ou encore l’orientation sexuelle. Les données sensibles peuvent être traitées avec le consentement de la personne concernée. Si la personne concernée communique des données sensibles, il consent au Traitement de ces données par le Responsable du traitement.

Fournisseur : Personne physique ou morale qui fournit habituellement certains produits et services au Responsable du traitement.

Inscrits à la conférence : Personnes physiques qui s’inscrivent à une conférence ainsi que celles qui y participent effectivement.

Juridictions et Greffes : Les coordonnées ou personnes de contact des différentes Juridictions ainsi que de leur(s) Greffe(s) respectif(s).

Internaute : La personne physique qui visite la page web https://www.henry-mersch.be.

Notification : L’information de l’Autorité par le Responsable de traitement, conformément à l’article 33 du RGPD, en cas de Violation de Données à caractère personnel.

Orateur de conférence : Personne physique présentant un thème défini lors d’une conférence organisée par le Responsable du Traitement.

Personnes citées dans un dossier : Toutes les personnes physiques ou morales dont les Données à caractère personnel apparaissent dans le cadre de la gestion des dossiers Clients.

Police vie privée : La présente police qui concerne la protection des Données à caractère personnel.

Prospect : Une personne qui pourrait potentiellement devenir un nouveau client, c’est-à-dire une personne que le Responsable du traitement cherche à atteindre afin de générer des ventes.

Responsable du traitement : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui détermine les finalités et les moyens du Traitement, dans le cas présent il s’agit de la SCRL HENRY ET MERSCH, dont le numéro BCE est le 0435.388.854 et dont le siège social est situé à 4000 LIEGE, rue des Augustins, 32.

Sous-traitant : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui traite des Données à caractère personnel pour le compte du Responsable du traitement.

Traitement : Toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

Violation : Une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmis, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données.

3. Quelles sont les Données collectées et dans quel but le Responsable du traitement conserve-t-il ces Données ?

• Principe

Conformément au RGPD, les Données sont collectées pour des finalités déterminées.

La collecte des Données doit également reposer sur l’un des fondements légaux prévus à l’article 6 du RGPD.

Si le Responsable du traitement décide d’utiliser les Données pour une autre finalité que celle reprise dans la Police, il fournira une information préalable à la Personne concernée au sujet de cette autre finalité.

Cette Police a pour but de présenter à la Personne concernée les finalités et les fondements qui s’appliquent à ses Données personnelles.

• La Personne Concernée est un Client

Les Données des Clients sont récoltées lors d’une demande d’ouverture d’un dossier et lors de la gestion de celui-ci.

Les Données récoltées sont :

• Données relatives aux enregistrements d’images : c’est-à-dire la vidéosurveillance au sein du cabinet et la diffusion de photos sur le site web ou Facebook.

Fondement légal	Finalité
Consentement	Marketing : diffusion de photos de personnes sur le site web ou Facebook.
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion de la clientèle : diffusion d’annonces d’actifs à céder.
Obligation légale	Mandat de justice : diffusion d’annonces d’actifs à céder.
Intérêts légitimes du responsable de traitement ou d’un tiers	Contrôle sur le lieu du travail : vidéosurveillance.

• Données d’identification personnelles : c’est-à-dire les nom, prénom, adresse, ville actuelle, téléphone, email, …

Fondement légal	Finalité
Consentement	Marketing : diffusion de photos de personnes sur le site web,  envoi d’une newsletter.
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion de la clientèle : gestion fiche signalétique Clients, gestion des factures sortantes, appel d’offres, diffusion d’annonces d’actifs à céder, traitements des extraits de compte (CODA), exécution des paiements, gestion des impayés, formulaire de contact sur le site web. Défense de clients : échange de documents avec un Client, les Adversaires, les personnes citées dans le dossier, les confrères, les Juridictions/Greffes, ainsi que les Autres Professionnels du droit, gestion des dossiers du cabinet, transfert de dossier à un correspondant. Gestion des courriers : enregistrement et retranscription d’un courrier.
Obligation légale	Défense de clients : échange de documents avec un Client, les Adversaires, les personnes citées dans le dossier, les Autres Professionnels du droit, les confrères ainsi que les Juridictions/Greffe dans le cadre de nos obligations légales, gestion des dossiers du cabinet dans le cadre de nos obligations légales. Mandat de justice : diffusion d’annonces d’actifs à céder. Déclaration TVA, publication comptes annuels, déclaration d’impôts : bilan et déclarations comptables. Gestion de la clientèle : fiche d’informations administratives et légales. Lutte contre la fraude et les infractions de la clientèle : vérifications dans le cadre de la lutte contre le blanchiment.
Intérêts légitimes du responsable de traitement ou d’un tiers	Sécurité : gestion des sauvegardes, gestion du réseau d’entreprise, gestion des systèmes d’exploitation, antivirus, logiciels divers.

• Données relatives aux caractéristiques personnelles : c’est-à-dire l’âge, le sexe, date de naissance, …

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion de la clientèle : appel d’offres. Gestion des courriers : enregistrement et retranscription d’un courrier. Défense de clients :  échange de documents avec un Client, les Adversaires, les confrères, les personnes citées dans le dossier,  les Autres Professionnels du droit ainsi que les Juridictions/Greffes, gestion des dossiers du cabinet, transfert de dossier à un correspondant.
Obligation légale	Défense de clients : échange de documents avec un Client, les Adversaires, les personnes citées dans le dossier,  les Autres Professionnels du droit, les confrères ainsi que les Juridictions/Greffes dans le cadre de nos obligations légales, gestion des dossiers du cabinet dans le cadre de nos obligations légales.

• Données d’identification financières: c’est-à-dire les numéros d’identification et de comptes bancaires, numéros de cartes de crédit ou de débit, codes secrets, …

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion de la clientèle : gestion fiche signalétique Clients, gestion des factures sortantes, traitement des extraits de compte (CODA), exécution des paiements. Défense de clients : échange de documents avec un Client, les Adversaires, les confrères, les personnes citées dans le dossier,  les Autres Professionnels du droit ainsi que les Juridictions/Greffes, gestion des dossiers du cabinet, transfert de dossier à un correspondant. Gestion des courriers : enregistrement et retranscription d’un courrier.
Obligation légale	Défense de clients : échange de documents avec un Client, les Adversaires, les confrères, les personnes citées dans le dossier,  les Autres Professionnels du droit ainsi que les Juridictions/Greffes dans le cadre de nos obligations légales, gestion des dossiers du cabinet dans le cadre de nos obligations légales. Déclaration TVA, publication comptes annuels, déclaration d’impôts : bilan et déclarations comptables. Gestion de la clientèle : fiche d’informations administratives et légales. Lutte contre la fraude et les infractions de la clientèle : vérifications dans le cadre de la lutte contre le blanchiment.

• Données relatives à l’emploi actuel: employeur, titre et description de la fonction, grade, date de recrutement, lieu de travail, spécialisation ou type d’entreprise, modalités et conditions de travail, fonctions antérieures, expérience précédente auprès de l’employeur actuel, …

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion de la clientèle : gestion fiche signalétique Clients. Défense clients : échange de documents avec un Client, un confrère, les Adversaires, les personnes citées dans le dossier,  les Autres Professionnels du droit ainsi que les Juridictions/Greffes, gestion des dossiers du cabinet, transfert de dossier à un correspondant. Gestion des courriers : enregistrement et retranscription d’un courrier.
Obligation légale	Défense clients : échange de documents avec un Client, les Adversaires, les personnes citées dans le dossier, les Autres Professionnels du droit, les confrères ainsi que les Juridictions/Greffes dans le cadre de nos obligations légales, gestion des dossiers du cabinet dans le cadre de nos obligations légales. Gestion de la clientèle : fiche d’informations administratives et légales.

• Données d’identification électroniques: c’est-à-dire les cookies, adresse IP, …

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion de la clientèle : formulaire de contact sur le site web. Défense clients :  échange de documents avec un Client, un confrère, les Adversaires, les personnes citées dans le dossier,  les Autres Professionnels du droit ainsi que les Juridictions/Greffes, gestion des dossiers du cabinet, transfert de dossier à un correspondant. Gestion des courriers : enregistrement et retranscription d’un courrier.
Intérêts légitimes du responsable de traitement ou d’un tiers	Améliorer l’expérience utilisateur : collecte de statistiques de navigation sur le site web, sauvegarde des préférences linguistiques.
Obligation légale	Défense clients : échange de documents avec un Client, les Adversaires, les personnes citées dans le dossier, les confrères,  les Autres Professionnels du droit ainsi que les Juridictions/Greffes dans le cadre de nos obligations légales, gestion des dossiers du cabinet dans le cadre de nos obligations légales.

• Données relatives aux dettes, dépenses: c’est-à-dire les dépenses totales, dépenses pour le loyer, prêts, hypothèques et autres formes de crédit.

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion de la clientèle : gestion des factures sortantes, traitement des extraits de compte (CODA). Défense clients :  échange de documents avec un Client, un confrère, les Adversaires, les personnes citées dans le dossier,  les Autres Professionnels du droit ainsi que les Juridictions/Greffes, gestion des dossiers du cabinet, transfert de dossier à un correspondant. Gestion des courriers : enregistrement et retranscription d’un courrier.
Obligation légale	Défense clients : échange de documents avec un Client, les Adversaires, les personnes citées dans le dossier,  les Autres Professionnels du droit, les confrères ainsi que les Juridictions/Greffes dans le cadre de nos obligations légales, gestion des dossiers du cabinet dans le cadre de nos obligations légales.

• Données relatives aux transactions financières: c’est-à-dire les montants dus et payés par la personne fichée, etc..

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion de la clientèle : gestion des factures sortantes, traitement des extraits de compte (CODA), gestion des impayés. Défense clients :  échange de documents avec un Client, un confrère, les Adversaires, les personnes citées dans le dossier,  les Autres Professionnels du droit ainsi que les Juridictions/Greffes, gestion des dossiers du cabinet, transfert de dossier à un correspondant. Gestion des courriers : enregistrement et retranscription d’un courrier. Gestion de la clientèle : gestion des impayés.
Obligation légale	Défense clients : échange de documents avec un Client, les Adversaires, les personnes citées dans le dossier, les confrères,  les Autres Professionnels du droit ainsi que les Juridictions/Greffes dans le cadre de nos obligations légales, gestion des dossiers du cabinet dans le cadre de nos obligations légales.

• Données relatives au permis: c’est-à-dire les licences détenues.

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion de la clientèle : appel d’offres. Gestion des courriers : enregistrement et retranscription d’un courrier. Défense clients :  échange de documents avec un Client, un confrère, les Adversaires, les personnes citées dans le dossier, les Autres Professionnels du droit ainsi que les Juridictions/Greffes, gestion des dossiers du cabinet, transfert de dossier à un correspondant.
Obligation légale	Défense clients : échange de documents avec un Client, les Adversaires, les personnes citées dans le dossier, les confrères,  les Autres Professionnels du droit ainsi que les Juridictions/Greffes dans le cadre de nos obligations légales, gestion des dossiers du cabinet dans le cadre de nos obligations légales.

• Données relatives aux activités professionnelles: c’est-à-dire les activités professionnelles de la personne fichée, nature des biens ou des services utilisés/fournis, relations d’affaires.

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion de la clientèle : appel d’offres. Gestion des courriers : enregistrement et retranscription d’un courrier. Défense de clients :  échange de documents avec un Client, un confrère, les Adversaires, les personnes citées dans le dossier,  les Autres Professionnels du droit ainsi que les Juridictions/Greffes, gestion des dossiers du cabinet, transfert de dossier à un correspondant.
Obligation légale	Défense clients : échange de documents avec un Client, les Adversaires, les personnes citées dans le dossier,  les Autres Professionnels du droit, les confrères ainsi que les Juridictions/Greffes dans le cadre de nos obligations légales, gestion des dossiers du cabinet dans le cadre de nos obligations légales. Lutte contre la fraude et les infractions de la clientèle : vérifications dans le cadre de la lutte contre le blanchiment.

 

• Données relatives aux contacts sociaux: c’est-à-dire les amis, associés, relations autres que la famille proche.

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion de la clientèle : appel d’offres. Gestion des courriers : enregistrement et retranscription d’un courrier. Défense de clients :  échange de documents avec un Client, un confrère, les Adversaires, les personnes citées dans le dossier, les Autres Professionnels du droit ainsi que les Juridictions/Greffes, gestion des dossiers du cabinet, transfert de dossier à un correspondant.
Obligation légale	Défense clients : échange de documents avec un Client, les Adversaires, les personnes citées dans le dossier, les confrères, les Autres Professionnels du droit ainsi que les Juridictions/Greffes dans le cadre de nos obligations légales, gestion des dossiers du cabinet dans le cadre de nos obligations légales.

• Données relatives au mariage ou forme actuelle de cohabitation : c’est-à-dire le nom de l’époux/partenaire, date de mariage/contrat de vie commune, nombre d’enfants, …

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion de la clientèle : appel d’offres. Gestion des courriers : enregistrement et retranscription d’un courrier. Défense de clients :  échange de documents avec un Client, un confrère, les Adversaires, les personnes citées dans le dossier, les Autres Professionnels du droit ainsi que les Juridictions/Greffes, gestion des dossiers du cabinet, transfert de dossier à un correspondant.
Obligation légale	Défense clients : échange de documents avec un Client, les Adversaires, les personnes citées dans le dossier,  les Autres Professionnels du droit, les confrères ainsi que les Juridictions/Greffes dans le cadre de nos obligations légales, gestion des dossiers du cabinet dans le cadre de nos obligations légales.

• Données relatives aux activités de loisirs: c’est-à-dire les hobbies, sport, autres intérêts.

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion de la clientèle : appel d’offres. Gestion des courriers : enregistrement et retranscription d’un courrier. Défense de clients :  échange de documents avec un Client, un confrère, les Adversaires, les personnes citées dans le dossier, les Autres Professionnels du droit ainsi que les Juridictions/Greffes, gestion des dossiers du cabinet, transfert de dossier à un correspondant.
Obligation légale	Défense clients : échange de documents avec un Client, les Adversaires, les personnes citées dans le dossier,  les Autres Professionnels du droit, les confrères ainsi que les Juridictions/Greffes dans le cadre de nos obligations légales, gestion des dossiers du cabinet dans le cadre de nos obligations légales.

• Données relatives au moyens financiers: c’est-à-dire les revenus, possessions, investissements, revenus, …

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion de la clientèle : traitements des extraits de compte (CODA). Gestion des courriers : enregistrement et retranscription d’un courrier. Défense de clients :  échange de documents avec un Client, un confrère, les Adversaires, les personnes citées dans le dossier, les Autres Professionnels du droit ainsi que les Juridictions/Greffes, gestion des dossiers du cabinet, transfert de dossier à un correspondant.
Obligation légale	Défense clients : échange de documents avec un Client, les Adversaires, les personnes citées dans le dossier,  les Autres Professionnels du droit, les confrères ainsi que les Juridictions/Greffes dans le cadre de nos obligations légales, gestion des dossiers du cabinet dans le cadre de nos obligations légales. Lutte contre la fraude et les infractions de la clientèle : vérifications dans le cadre de la lutte contre le blanchiment.

• Données relatives à l’expérience professionnelle: c’est-à-dire les intérêts professionnels, académiques, spécialisation, expérience, consultations, …

Fondement légal	Finalité
Consentement	Marketing : diffusion de photos de personnes ou propriétés privées sur le site web.

• Données relatives au contenu des messages/courriers reçus via le formulaire de contact: c’est-à-dire toutes les données pouvant être contenues dans l’explication d’une demande de contact.

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion de la clientèle : formulaire de contact sur le site web.

• Autres données: c’est-à-dire toutes les catégories de données susceptibles d’être utilisées dans le cadre d’un dossier, dépendant de la nature de celui-ci, et notamment les Données pénales ou relatives à des infractions.

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion des courriers : enregistrement et retranscription d’un courrier. Défense de clients :  échange de documents avec un Client, un confrère, les Adversaires, les personnes citées dans le dossier, les Autres Professionnels du droit ainsi que les Juridictions/Greffes, gestion des dossiers du cabinet, transfert de dossier à un correspondant.
Obligation légale	Défense clients : échange de documents avec un Client, les Adversaires, les personnes citées dans le dossier, les confrères,  les Autres Professionnels du droit ainsi que les Juridictions/Greffes dans le cadre de nos obligations légales, gestion des dossiers du cabinet dans le cadre de nos obligations légales. Lutte contre la fraude et les infractions de la clientèle : vérifications dans le cadre de la lutte contre le blanchiment.

• La Personne Concernée est un Internaute

Les Données des Internautes sont récoltées lors de leur navigation sur le site internet HENRY ET MERSCH et lorsqu’ils remplissent le formulaire de contact sur ce site internet.

Les Données récoltées sont :

• Données d’identification personnelles : c’est-à-dire les nom, prénom, adresse, ville actuelle, téléphone, email, …

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion de la clientèle : formulaire de contact sur le site web.

• Données d’identification électroniques: c’est-à-dire les cookies, adresse IP, , …

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion de la clientèle : formulaire de contact sur le site web.
Intérêts légitimes du responsable de traitement ou d’un tiers	Améliorer l’expérience utilisateur : collecte de statistiques de navigation sur le site Henry et Mersch.

• Données relatives au contenu des messages/courriers reçus via le formulaire de contact: c’est-à-dire toutes les données pouvant être contenues dans l’explication d’une demande de contact.

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion de la clientèle : formulaire de contact sur le site web.

 

• La Personne Concernée est un Fournisseur

Les Données des Fournisseurs sont récoltées lors des échanges avec ceux-ci.

Les Données récoltées sont :

• Données d’identification personnelles : c’est-à-dire les nom, prénom, adresse, ville actuelle, téléphone, email, …

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion des fournisseurs : gestion fiche signalétique fournisseurs, gestion des factures entrantes, traitement des extraits de compte (CODA), exécution des paiements.
Intérêts légitimes du responsable de traitement ou d’un tiers	Sécurité :  gestion des sauvegardes.
Obligation légale	Déclaration TVA, publication comptes annuels, déclaration d’impôts : bilan et déclarations comptables.

• Données d’identification électroniques: c’est-à-dire les cookies, adresse IP, …

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion des fournisseurs : gestion des factures entrantes,  traitement des extraits de compte (CODA).
Intérêts légitimes du responsable de traitement ou d’un tiers	Sécurité :  gestion des sauvegardes.

 

• Données relatives aux enregistrements d’images : c’est-à-dire la vidéosurveillance au sein du cabinet et la diffusion de photos sur le site web ou Facebook.

Fondement légal	Finalité
Intérêts légitimes du responsable de traitement ou d’un tiers	Contrôle sur le lieu de travail : vidéosurveillance.

• Données relatives à l’emploi actuel: employeur, titre et description de la fonction, grade, date de recrutement, lieu de travail, spécialisation ou type d’entreprise, modalités et conditions de travail, fonctions antérieures, expérience précédente auprès de l’employeur actuel, …

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion des fournisseurs : gestion fiche signalétique fournisseur.

• Données relatives au moyens financiers: c’est-à-dire les revenus, possessions, investissements, revenus, …

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion des fournisseurs : gestion des factures sortantes, traitement des extraits de compte (CODA).

• Données relatives aux dettes, dépenses: c’est-à-dire les dépenses totales, dépenses pour le loyer et autres formes de crédit.

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion des fournisseurs : gestion des factures sortantes, traitement des extraits de compte (CODA).

• Données relatives aux transactions financières: c’est-à-dire les montants dus et payés par la personne fichée,…

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion des fournisseurs : gestion des factures sortantes, traitement des extraits de compte (CODA).

• Données d’identification financières: c’est-à-dire les numéros d’identification et de comptes bancaires, numéros de cartes de crédit ou de débit, codes secrets, …

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion des fournisseurs : exécution des paiements.
Obligation légale	Déclaration TVA, publication comptes annuels, déclaration d’impôts : bilan et déclarations comptables.

• La Personne Concernée est un Prospect

 Les Données des Prospects sont récoltées dans le cadre des activités de marketing et de prospection du Responsable du traitement.

Les Données récoltées sont :

• Données d’identification personnelles : c’est-à-dire les nom, prénom, adresse, ville actuelle, téléphone, email, …

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion de la clientèle : formulaire de contact sur le site web.
Consentement	Marketing direct : envoi d’une newsletter.

• Données d’identification électroniques: c’est-à-dire les cookies, adresse IP, mail, …

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion de la clientèle : formulaire de contact sur le site web.
Intérêts légitimes du responsable de traitement ou d’un tiers	Améliorer l’expérience utilisateur : collecte de statistiques de navigation sur le site HENRY ET MERSCH, sauvegarde des préférences linguistiques.
Consentement	Marketing direct : envoi d’une newsletter.

• Données relatives au contenu des messages/courriers reçus via le formulaire de contact: c’est-à-dire toutes les données pouvant être contenues dans l’explication d’une demande de contact.

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion de la clientèle : formulaire de contact sur le site web.

• La Personne Concernée est un Adversaire, un Confrère, une Personne citée dans un dossier ou un Autre Professionnel du droit

 Les Données des Adversaires, Confrères, des Autres Professionnels du droit et des Personnes citées dans le dossier sont récoltées lors d’une demande d’ouverture d’un dossier Client et lors de la gestion de celui-ci.

Les Données récoltées sont :

• Toutes les catégories de données susceptibles d’être utilisées dans le cadre d’un dossier, dépendant de la nature de celui-ci.

Fondement légal	Finalité
Obligation légale	Défense de clients : échange de documents avec un Client, un Adversaire, les personnes citées dans le dossier, un confrère ainsi qu’avec les Juridictions/Greffes, dans le cadre de nos obligations légales, gestion des dossiers du cabinet dans le cadre de nos obligations légales.
Intérêts légitimes du responsable de traitement ou d’un tiers	Défense de clients :  échange de documents avec un Client, un Adversaire, les personnes citées dans le dossier, un confrère ainsi qu’avec les Juridictions/Greffes, gestion des dossiers du cabinet, transfert de dossiers à un correspondant. Gestion des courriers : enregistrement et retranscription d’un courrier.

• La Personne Concernée est un Correspondant

 Les Données des Correspondants sont récoltées lors des échanges avec ceux-ci concernant les dossiers qui leur sont confiés par le Responsable du traitement.

Les Données récoltées sont :

• Données d’identification personnelles : c’est-à-dire les nom, prénom, adresse, ville actuelle, téléphone, email, …

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion de la clientèle : gestion des factures entrantes. Défense clients : transfert de dossier au Correspondant.

 

• Autres données: c’est-à-dire toutes les catégories de données susceptibles d’être utilisées dans le cadre d’un dossier, dépendant de la nature de celui-ci.

 

Fondement légal	Finalité
Nécessaire à l’exécution du contrat	Gestion de la clientèle : gestion des factures entrantes.
Intérêts légitimes du responsable de traitement ou d’un tiers	Défense clients : transfert de dossier au Correspondant.

• La Personne Concernée est une personne de contact d’une Juridiction ou d’un greffe

Fondement légal	Finalité
Obligation légale	Défense de clients : échange de documents avec un Client, un Adversaire, les personnes citées dans le dossier, un Confrère ainsi qu’avec les Juridictions/Greffes, dans le cadre de nos obligations légales, gestion des dossiers du cabinet dans le cadre de nos obligations légales.
Intérêts légitimes du responsable de traitement ou d’un tiers	Défense de clients :  échange de documents avec un Client, un Adversaire, les personnes citées dans le dossier, un Confrère ainsi qu’avec les Juridictions/Greffes, gestion des dossiers du cabinet, transfert de dossiers à un Correspondant. Gestion des courriers : enregistrement et retranscription d’un courrier.

• La Personne Concernée est un Orateur de conférence

 Les Données des Orateurs de conférence sont récoltées lors de l’organisation desdites conférences.

Les Données récoltées sont :

• Données relatives aux enregistrements d’images : c’est-à-dire la vidéosurveillance au sein du cabinet et la diffusion de photos sur le site web ou Facebook.

Fondement légal	Finalité
Consentement	Marketing : diffusion de photos de personnes sur le site web ou Facebook.

• Données d’identification personnelles : c’est-à-dire les nom, prénom, adresse, ville actuelle, téléphone, email, …

Fondement légal	Finalité
Consentement	Marketing : diffusion de photos de personnes sur le site web ou Facebook.

• La Personne Concernée est un Inscrit à la conférence

Les Données des Inscrits à la conférence sont récoltées lors de l’inscription de ceux-ci à ladite conférence.

Les Données récoltées sont :

• Données d’identification personnelles : c’est-à-dire les nom, prénom, adresse, ville actuelle, téléphone, email, …

Fondement légal	Finalité
Intérêts légitimes du responsable de traitement ou d’un tiers	Gestion de la clientèle : listing des personnes inscrites à la conférence.

• Données d’identification électroniques: c’est-à-dire les cookies, adresse IP, …

Fondement légal	Finalité
Intérêts légitimes du responsable de traitement ou d’un tiers	Gestion de la clientèle : sondage Monkey Survey.

• Données relatives aux enregistrements d’images : c’est-à-dire la diffusion de photos sur le site web ou Facebook.

Fondement légal	Finalité
Consentement	Marketing : diffusion de photos de personnes sur le site web ou Facebook.

• Données relatives à la présence : c’est-à-dire la tenue d’un listing des Inscrits à la conférence qui sont effectivement venus assister à celle-ci.

Fondement légal	Finalité
Intérêts légitimes du responsable de traitement ou d’un tiers	Gestion de la clientèle : listing des personnes inscrites à la conférence.

4. Combien de temps sont conservées les Données ?
Le Responsable du traitement conserve les Données le temps nécessaire pour atteindre la finalité du traitement.

Les durées de conservation sont déterminées sur plusieurs critères tels que le type de traitement, la finalité de celui-ci, le lieu où sont stockées les Données, le type de Personne concernée ou encore le type de Données collectées. La durée de conservation d’un traitement de Données particulier pourra être communiquée à la Personne concernée qui en fait la demande.

Le Responsable du traitement conserve en tout état de cause les Données conformément aux délais légaux de conservation.

5. Qui collecte les Données ?

Les Données peuvent être collectées par le Responsable du traitement ou par l’intermédiaire de l’hébergeur du site ou par les sous-traitants du Responsable du traitement. Les Données sont alors répercutées au Responsable du traitement.

La liste des Sous-traitants peut être communiquée sur demande.

Certains intermédiaires peuvent être établis dans un pays tiers en dehors de l’Espace Économique Européen qui garanti un niveau adéquat de protection des Données personnelles, tel que déterminé par la Commission européenne.

Lorsque les intermédiaires sont établis dans des pays qui n’accordent pas un niveau équivalent de protection de la vie privée, le Responsable du traitement déclare prendre des mesures spécifiques, conformément à la législation en matière de protection des Données en vigueur dans l’EEE afin de protéger les Données personnelles.

6. Comment les Données sont-elles collectées ?

Les Données sont collectées lors des échanges avec le Responsable du traitement de visu, par téléphone, courrier postal, e-mail ou fax, par le web ou par ses sous-traitants.

Les Données peuvent également être collectées via des cookies (voir l’information spécifique à ce sujet).

7. Pourquoi collectons-nous vos Données ?

Les Données sont tout d’abord collectées afin de pouvoir assurer la défense des Clients.

Les Données peuvent également être collectées dans un but de bonne exécution du contrat avec le Client, ou être utilisées pour la gestion des Fournisseurs, des Clients et des contrats liés aux prestations de/pour ces derniers.

Elles peuvent également être utilisées pour :

• Répondre aux règles déontologiques qui régissent la profession d’avocat.
• Répondre à des demandes d’informations et en assurer le suivi.
• Informer des éventuels changements dans les services proposés et/ou les textes applicables (tels que les conditions générales ou la politique de confidentialité).

Les Données sont également recueillies afin de répondre à des obligations légales, notamment en matière de comptabilité, se conformer à une décision de justice, répondre à une demande des autorités publiques, protéger les intérêts du Responsable du traitement, ainsi que ceux de ses partenaires et de ses clients et protéger ses services, faire respecter les conditions générales, la politique de confidentialité et tout texte applicable, formuler un éventuel recours ou limiter tout préjudice que le Responsable du Traitement pourrait subir.

Les Données peuvent enfin être récoltées dans l’intérêt légitime du Responsable du traitement ou d’un tiers et notamment à des fins de prospection.

8. Avec qui les Données seront-elles partagées ?

Les Données peuvent éventuellement être communiquées à des tiers en relation directe avec le Responsable du traitement, lorsque cela est nécessaire et notamment aux entités listées ci-dessous :

• Dans le cadre de la gestion des dossiers du cabinet et afin d’assurer la défense des Clients, le Responsable de traitement pourra communiquer des Données à des Confrères, à des Adversaires dans le cadre d’un litige, aux Juridictions compétentes ainsi qu’aux Greffes ;
• Les prestataires de services choisis par le Responsable du traitement, lesquels sont en charge de l’hébergement des sites internet, la mise à disposition d’infrastructures, les services informatiques, les services de courrier électronique, les services d’audit et tout autre service semblable afin de leur permettre de fournir lesdits services ;
• Les prestataires de services choisis par le Responsable de traitement, lesquels sont en charge de la fourniture du matériel, du transport et de la livraison ou de tout autre service semblable afin de leur permettre de fournir lesdits services ;
• Vers un potentiel repreneur, en cas de transfert (total ou partiel) des activités du Responsable du traitement (fusion, vente, transfert d’actifs, réorganisation judiciaire, etc.) ;
• En cas de litige, les Données peuvent être transmises à un tiers chargé de la gestion des litiges (autre cabinet d’avocats, société de recouvrement, etc.), lequel veillera également à respecter la législation applicable quant à ces informations ;
• Comptable, autorité publique, avocat, partie adverse, Juridictions, Greffes, etc., en vue de respecter les obligations légales et déontologiques du Responsable de traitement (communication des Données à son comptable, répondre à une demande des autorités publiques, se conformer à une décision de justice ou à une obligation déontologique, etc.).
• Après une conférence organisée par le Responsable du traitement, les Données peuvent être partagées avec Monkey Survey, par le biais de cookies, le programme récoltant les avis des participants aux conférences.

La liste des prestataires peut être communiquée sur demande.

9. Comment les sécurisons-nous ?

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées ont été mises en place afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques, y compris entre autres, selon les besoins :

• Des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;
• Des moyens permettant de rétablir la disponibilité des Données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ;
• Un règlement interne concernant les traitements sur les données personnelles ;
• Des délais de conservation limités ;
• Des accès au système d’information limités au personnel habilité et responsabilisé sur la protection des données personnelles ;

Le détail de ces mesures de sécurité peut être communiqué sur demande.

10. De quels droits disposez-vous ?

En fonction du type de Traitement opéré sur les Données personnelles, la Personne concernée peut faire valoir plusieurs des droits suivants :

1. Droit à l’information

Toute Personne concernée par ces Données personnelles dispose d’un droit à l’information concernant les Données récoltées. C’est notamment par le biais de cette Police vie privée que le Responsable du traitement souhaite remplir cette information.

La Personne concernée qui souhaiterait obtenir plus d’informations sur les Données personnelles collectées pourrait se voir refuser cette demande dans les cas suivants :

• La Personne concernée dispose déjà de ces informations ;
• Si la demande nécessite des efforts disproportionnés ou impossibles ;
• Si la fourniture de ces informations peut compromettre gravement la finalité du traitement.

2. Droit d’accès

Toute Personne concernée dispose d’un droit d’accès à ses Données personnelles.

Pour ce faire, la Personne concernée doit en faire la demande auprès du département concerné du Responsable du traitement afin que ce dernier puisse lui détailler les Données précises qu’il détient à son sujet, sous réserve des droits et libertés d’autrui qui ne peuvent être atteints.

Une réponse devra être apportée dans le mois de la demande réalisée par la Personne concernée. Cependant, ce délai pourra être prolongé d’un mois supplémentaire en fonction de la complexité et du nombre de demandes. Dans cette dernière hypothèse, la Personne concernée en sera informée dans le mois qui suit sa demande de droit d’accès.

Le Responsable du traitement, est en droit d’exiger le paiement de « frais raisonnables » en fonction des coûts administratifs supportés pour éditer ces documents dans l’hypothèse où la demande est excessivement récurrente, infondée ou manifestement destinée à abuser de ce droit d’accès.

3. Droit de rectification

Toute Personne concernée a le droit d’obtenir du Responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des Données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes.

La Personne concernée peut également demander à ce que des données incomplètes soient complétées, notamment en fournissant une déclaration complémentaire.

Le Responsable du traitement notifiera à la Personne concernée la réalisation de cette démarche.

4. Droit à l’effacement

La Personne concernée pourra prétendre au droit à l’effacement de ses Données dès qu’un des motifs suivants se présentera :

• Les Données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées par le Responsable de traitement ;
• La Personne concernée souhaite retirer son consentement et il n’existe pas d’autre fondement juridique à ce traitement ;
• La Personne concernée s’oppose au traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le Responsable du traitement ou par un tiers ;
• La Personne concernée dispose d’un droit d’opposition dont elle fait usage ;
• Les Données ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
• Les Données doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union ou par le droit de l’État membre auquel le Responsable du traitement est soumis ;

Dans le cadre d’une telle demande, le Responsable du traitement prendra les mesures raisonnables en vue d’effacer ces données, et ce dans le mois de la demande.

Le Responsable du traitement notifiera à la Personne concernée la réalisation de cette démarche.

Dans l’hypothèse où le Responsable du traitement ne souhaite pas faire droit à cette demande, son refus sera motivé.

Le droit à l’effacement ne s’applique pas dans la mesure où le traitement de ces données est nécessaire :

• A l’exercice du droit à la liberté d’expression et d’information ;
• Pour respecter une obligation légale qui requiert le traitement prévu par le droit de l’Union ou par le droit de l’État membre auquel le Responsable du traitement est soumis, ou pour exécuter une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le Responsable du traitement ;
• A la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice ;
• A des fins archivistiques ou statistiques prévues à l’article 89 du RGPD.

5. Droit à la limitation du traitement

La Personne concernée a le droit d’obtenir du Responsable du traitement la limitation du traitement lorsqu’un des éléments suivants s’applique :

• L’exactitude des Données à caractère personnel est contestée par la Personne concernée, pendant une durée permettant au Responsable du traitement de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel ;
• Le traitement est illicite et la Personne concernée s’oppose à leur effacement et exige à la place la limitation de leur utilisation ;
• Le Responsable du traitement n’a plus besoin des Données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires à la Personne concernée pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
• La Personne concernée s’est opposée au traitement en vertu de son droit d’opposition, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le Responsable du traitement prévalent sur ceux de la Personne concernée.

Cette demande de limitation implique que les Données à caractère personnel ne peuvent, à l’exception de la conservation, être traitées qu’avec le consentement de la Personne concernée, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs importants d’intérêt public de l’Union ou d’un État membre.

Le Responsable du traitement notifiera à la Personne concernée la réalisation de cette démarche.

6. Droit à la portabilité

Lorsque le traitement des Données personnelles de la Personne concernée est fondé sur le consentement que cette dernière a donné, ou sur un contrat, et que ce traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés, et pour autant que les données n’aient pas été anonymisées, la Personne concernée peut demander à recevoir ces données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

La Personne concernée pourra transmettre ces données à un autre responsable du traitement, sans que Le Responsable du traitement ne puisse y faire obstacle.

7. Droit d’opposition

La Personne concernée a le droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des Données à caractère personnel la concernant fondé sur l’intérêt public ou l’intérêt légitime du Responsable du traitement, y compris le profilage basé sur ces intérêts.

La Personne concernée pourra également s’opposer à un traitement de Données qui repose sur son consentement ou sur un contrat pour autant que les données aient été récoltées à des fins de prospections ou des fins archivistiques et statistiques.

Le Responsable du traitement ne traitera plus ces données, sauf s’il démontre qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de la Personne concernée, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

11. Comment pouvez-vous faire valoir vos droits ?

Toute demande peut être adressée en interne, via l’adresse mail :  privacy@henry-mersch.be

Dans l’hypothèse où le suivi donné à votre demande ne convient pas, il vous est toujours possible d’exercer l’un des droits prévus ci-dessus, ou de porter plainte auprès de l’Autorité de protection des données.

Vous pouvez la contacter de la manière suivante :

• Par téléphone : (+32) (0)2 274 48 00 ;
• E-mail : contact@apd-gba.be;
• Formulaire de contact en ligne : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/introduire-une-requete-une-plainte ;
• Par courrier : Commission de la protection de la vie privée, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique ;
• Fax : +32 (0)2 274 48 35.

 

Dernière modification : Janvier 2020.